ตรายางคืออะไร ทำไมเอกสารราชการต้องใช้ตรายาง

ตรายาง ถือเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ขาดไม่ได้เลยในงานเอกสาร โดยเฉพาะในการทำเอกสารราชการ เอกสารที่มีตรายางประทับไว้ถือเป็นการแสดงถึงความถูกต้อง และการยืนยันข้อมูลในเอกสารนั้น ๆ การประทับตรายางลงในเอกสารราชการถือเป็นการรับรองเอกสารจากหน่วยงานต้นสังกัดอย่างเป็นทางการ ดังนั้น การเลือกใช้ตรายางที่เหมาะสมและถูกต้องตามกฎระเบียบของหน่วยงานจึงมีความสำคัญไม่น้อย

การใช้ตรายางในเอกสารราชการจึงไม่ใช่เรื่องบังเอิญ หรือใช้เพื่อความสะดวกเท่านั้น แต่มีเหตุผลที่สำคัญหลายอย่างที่ทำให้ตรายางกลายเป็นส่วนสำคัญในเอกสารราชการ ซึ่งเหตุผลนั้นก็คือ

● การยืนยันความถูกต้อง: ตรายางช่วยยืนยันว่าเอกสารนั้นผ่านการตรวจสอบหรืออนุมัติจากหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องแล้ว โดยสามารถเห็นได้จากตรายางที่ประทับลงในเอกสาร เช่น ตรายางรับรองการได้รับเอกสาร หรือการอนุมัติ

● ระบุข้อมูลสำคัญ: ตรายางมักใช้ในการแสดงชื่อหน่วยงานราชการ ชื่อเจ้าหน้าที่ผู้เซ็นอนุมัติ และหมายเลขเอกสาร ซึ่งช่วยให้ผู้ที่ได้รับเอกสารสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารนี้มาจากหน่วยงานใด และเอกสารมีสถานะอย่างไร

● การบ่งชี้วันที่สำคัญ: บางประเภทของตรายางจะใช้ในการประทับวันที่ เช่น วันที่อนุมัติ หรือวันที่เอกสารถูกจัดส่ง ช่วยให้มีการอ้างอิงที่ชัดเจนในอนาคต

การใช้ตรายางในเอกสารราชการจึงช่วยให้เอกสารมีความสมบูรณ์และมีความถูกต้องตามมาตรฐานของหน่วยงานราชการไทย นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

ตรายางแบบไหนที่หน่วยงานราชการนิยมใช้กัน

ตรายางที่ใช้ในหน่วยงานราชการนั้นมักจะมีหลายรูปแบบและลักษณะที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานและความต้องการของหน่วยงานนั้น ซึ่งรูปแบบที่หลาย ๆ หน่วยงานนิยมใช้จะมีอยู่ 4 รูปแบบหลัก ๆ ด้วยกัน ซึ่งถ้าหากใครเคยทำงานร่วมกับหน่วยงานราชการ หรือเป็นข้าราชการก็น่าจะคุ้นชินกับตรายางลักษณะนี้อยู่บ้าง ได้แก่

● ตรายางรูปวงกลม: ตรายางในลักษณะวงกลมมักใช้ในเอกสารที่ต้องการแสดงการอนุมัติหรือการยืนยันจากหน่วยงานราชการ เช่น การประทับชื่อหน่วยงาน ชื่อเจ้าหน้าที่ หรือการแสดงวันที่อนุมัติ ตรายางประเภทนี้จะช่วยให้เอกสารมีความเป็นทางการและได้รับการยอมรับจากบุคคลภายนอก

● ตรายางรูปสี่เหลี่ยม: ใช้สำหรับการประทับข้อมูลที่ต้องการยืนยันหรือรับรอง เช่น ตรายางรับรองการรับเอกสาร หรือการยืนยันว่าเอกสารนั้นได้รับการตรวจสอบแล้ว ตรายางรูปสี่เหลี่ยมจะมักใช้ในกรณีที่ต้องการบ่งชี้การส่งต่อเอกสารภายในหน่วยงาน

● ตรายางแบบข้อความยาว: บางหน่วยงานอาจเลือกใช้ตรายางที่มีข้อความยาวขึ้นเพื่อให้บรรจุข้อมูลที่สำคัญ เช่น ข้อบังคับ หรือการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น ๆ การเลือกใช้ตรายางที่มีข้อความยาวจึงเหมาะกับเอกสารที่มีเนื้อหาหลายส่วนที่ต้องการระบุลงในเอกสาร

● ตรายางหมึกในตัวรับรองลายเซ็น: ในบางกรณีตรายางถูกใช้ในการประทับลายเซ็นของผู้อนุมัติหรือเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจในการทำงาน โดยมีรูปแบบที่สามารถแสดงชื่อและตำแหน่งของเจ้าหน้าที่ ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบผู้รับผิดชอบในเรื่องนั้น ๆ

จะเห็นได้ว่าตรายางมีหลากหลายประเภท และการเลือกใช้ตรายางในลักษณะต่างๆ ขึ้นอยู่กับลักษณะงานและข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงานราชการ เพื่อให้เอกสารสมบูรณ์และถูกต้องตามมาตรฐานที่แต่ละหน่วยงานกำหนด

สั่งทำตรายางแบบไหนให้ถูกระเบียบราชการ

การสั่งทำตรายางเพื่อใช้สำหรับเอกสารในหน่วยงานราชการนั้น ต้องให้ความสำคัญกับระเบียบราชการมาเป็นอันดับแรก เพื่อให้แน่ใจว่าการประทับตรายางลงไปในเอกสารจะถูกต้องตามข้อบังคับที่หน่วยงานกำหนด ซึ่งมีข้อควรพิจารณาก่อนสั่งทำดังนี้

● ตรวจสอบมาตรฐานและความถูกต้องของตรายาง: การสั่งทำตรายางควรจะเลือกผู้ผลิตที่ได้มาตรฐานและควรตรวจเช็คความถูกต้องของตรายางก่อนสั่งผลิต เช็ครูปแบบว่าเหมาะสมกับลักษณะการใช้งานหรือไม่ ข้อมูลถูกต้องหรือถ้วนไหม เช่น ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อหน่วยงาน หมายเลขเอกสาร วันที่อนุมัติ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ต้องมีการอ้างอิงในอนาคต

● ขนาดของตรายาง: ขนาดของตรายางที่เหมาะสมกับข้อมูลมีความสำคัญมาก เพราะขนาดที่เล็กเกินไปในขณะที่มีตัวอักษรเยอะอาจทำให้ข้อมูลในตรายางดูไม่ชัดเจน และอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดได้ หรือบางอย่างข้อมูลไม่เยอะอาจจะไม่ต้องใช้ขนาดที่ใหญ่มาก ต้องดูขนาดให้บาลานซ์กับข้อมูล

● วัสดุที่ใช้ในการผลิต: เลือกวัสดุที่ทนทาน และสามารถใช้งานได้นาน เช่น ตรายางหมึกในตัว สังเคราะห์ที่สามารถทนต่อการใช้งานที่ยาวนานและไม่เกิดการซีดจางเมื่อใช้ไปนานๆ

● การรับรองจากหน่วยงาน: ในบางหน่วยงานอาจมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการรับรองของตรายางหรือเครื่องหมายที่ใช้ ดังนั้น การตรวจสอบข้อบังคับของหน่วยงานให้ชัดเจนก่อนสั่งทำจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก

หากสั่งทำตรายางที่ถูกต้องและตรงตามระเบียบราชการและข้อมูลถูกต้องครบถ้วนจะช่วยให้การทำงานเอกสารมีความราบรื่นมากยิ่งขึ้น

แนะนำวิธีใช้ตรายางในเอกสารราชการที่ถูกต้อง

อย่างที่รู้ๆกันว่า งานเอกสารราชการนั้นมีความละเอียดยิบย่อยกว่างานเอกสารขององค์กรอื่นมาก การใช้ตรายางในเอกสารราชการจึงต้องทำด้วยความระมัดระวังเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด เพราะเอกสารราชการหากผิดพลาดในการจัดระเบียบหน้าเพียงนิดเดียว ก็อาจจะต้องทำใหม่ทั้งหมดได้ ฉะนั้นก่อนจะประทับตรายางลงในเอกสาร ควรตรวจสอบข้อมูลในตรายางให้ถูกต้อง เช่น ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อหน่วยงาน วันที่ หรือข้อความบางอย่าง ควรตรวจสอบให้รอบคอบ และประทับลงในตำแหน่งที่เหมาะสม เป็นพื้นที่ว่างหรือไม่ไปปิดบังข้อมูลสำคัญในเอกสาร นอกจากนี้ควรตรวจสอบคุณภาพของหมึกอยู่เสมอว่าหมึกไม่แห้งซีดจาง หรือหมึกหมด ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลที่ประทับลงในเอกสารไม่ชัดเจน หากไม่แน่ใจในคุณภาพหมึกควรเทสหมึกลงในกระดาษเปล่าก่อน

หากคุณกำลังมองหาตรายางสำหรับใช้ในหน่วยงานราชการของคุณ ร้านฟิงเกอร์พรินต์ (Oneclickstamp) มีตรายางหลากหลายแบบที่ตอบโจทย์การใช้งานทั้งในด้านความคมชัดและความทนทาน พร้อมทั้งบริการออกแบบและจัดส่งที่รวดเร็ว และหากต้องการออกแบบตรายางด้วยตัวเอง สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ แนะนำแอปพลิเคชันสำหรับช่วยออกแบบตรายางหมึกในตัวเอง สนใจปรึกษาฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย ติดต่อโทร 098-294-1497