หลายคนอาจจะคิดว่าตรายางเป็นอะไรที่ใช้ได้นาน คงไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ่อย แต่ถ้ามันเป็นตรายางที่อยู่ในสำนักงาน หน่วยงานต่างๆด้วยแล้ว การปรับเปลี่ยนชื่อตำแหน่ง แผนกต่างๆ ปีๆนึงก็หลายหมื่นเลยนะครับ..
การจดทะเบียนจัดตั้งนิติบุคคลไม่ว่าจะเป็น บริษัท ห้างหุ้นส่วน สมาคม ฯลฯ ส่วนใหญ่จะใช้ตราประทับ หรือ ตรายางในการจดทะเบียนจัดตั้ง เพื่อใช้สำหรับรับรองเอกสารในการทำธุรกิจ หรือธุรกรรมต่างๆ ควบคู่กับลายเซ็นของกรรมการบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนนั้นๆ แต่ทั้งนี้นิติบุคคลบางรายก็ไม่ใช้ตราประทับในการรับรองเอกสาร ใช้เพียงลายเซ็นของกรรมการเท่านั้น
แก้ไขตราประทับ
สำหรับบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนที่มีตราประทับอยู่แล้ว แต่ต้องการแก้ไขตราประทับใหม่ หรือตราประทับสูญหาย ไม่มีแบบตราประทับเดิมเก็บไว้ ทำให้ต้องจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงตราประทับ หรือตรายางใหม่
ตามกฎหมาย การจดทะเบียนแก้ไขตราประทับ ไม่จำเป็นต้องจัดประชุมกรรมการหรือจัดประชุมผู้ถือหุ้น ไม่ต้องมีมติที่ประชุม สามารถทำเอกสารและทำตราประทับอันใหม่ไปยื่นจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงได้เลย แต่ถ้าตราประทับอันเก่าสูญหาย ให้ระบุในเอกสารว่า ตราสูญหาย ถ้าต้องการแก้ไขตรายางใหม่ให้นำตราประทับเก่าไปยื่นในการจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงด้วย
ขั้นตอนการจดทะเบียนแก้ไขตราประทับ
ขั้นตอนสำหรับการแก้ไขตราประทับบริษัท หรือ ตราประทับห้างหุ้นส่วน มีเพียงไม่กี่ขั้นตอนเท่านั้น ได้แก่
- จัดประชุมผู้ถือหุ้น หรือ ประชุมคณะกรรมการ หรือ ประชุมหุ้นส่วน เพื่อลงมติให้มีการแก้ไขตราประทับ (ตรายาง) แต่ในส่วนนี้กฎหมายไม่ได้บังคับว่าต้องมีการจัดประชุม
- จัดทำเอกสารคำขอจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงแก้ไขตราประทับใหม่
- นำเอกสารที่จัดทำและตราประทับอันเก่าไปยื่นจดทะเบียนกับเจ้าหน้าที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยการยื่น
จดเปลี่ยนแปลงตรายางหรือตราประทับนั้นจะต้องยื่นในนามกรรมการ ถ้ากรรมการไม่สะดวกไปยื่นด้วยตนเอง กรรมการต้องเซ็นเอกสารจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงตราประทับหรือตรายาง และเซ็นเอกสารใบมอบอำนาจให้บุคคลอื่นไปดำเนินการจดทะเบียนแก้ไขแทน - ขั้นตอนสุดท้าย คือ เจ้าหน้าที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ารับเอกสาร และดำเนินการจดเปลี่ยนแปลงตราประทับให้แก่ ผู้ประกอบการ แต่ทั้งนี้เนื่องจากไม่มีความชำนาญ ผู้ประกอบการบางท่านอาจทำเอกสารผิด หรือให้ข้อมูลผิด จึงจะต้องกลับไปแก้ไขเอกสาร และไปดำเนินการยื่นจดเปลี่ยนแปลงใหม่ ทำให้เสียเวลา
รูปแบบตราประทับที่ถูกต้อง
- ตราประทับบริษัท ถ้ามีชื่อบริษัทภาษาไทย จะต้องมีคำนำหน้าว่า บริษัท ลงท้ายด้วยคำว่า จำกัด ตัวอักษรต้องชัดเจน
- ตราประทับบริษัท ถ้ามีชื่อภาษาอังกฤษ จะต้องลงท้ายด้วยคำว่า CO., LTD. หรือ COMPANY LIMITED จะเป็นตัวพิมพ์เล็กหรือพิมพ์ใหญ่ก็ได้ ตัวอักษรต้องชัดเจน
- ตราประทับห้างหุ้นส่วนจำกัด ถ้ามีชื่อห้างหุ้นส่วนภาษาไทย จะต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า ห้างหุ้นส่วนจำกัดแล้วตามด้วยชื่อห้างหุ้นส่วนนั้นๆ ตัวอักษรเห็นชัดเจน
- ตราประทับห้างหุ้นส่วนจำกัด ถ้ามีชื่อห้างหุ้นส่วนภาษาอังกฤษ จะต้องลงท้ายด้วยคำว่า LIMITED PARTNERSHIP ตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็กก็ได้ ตัวอักษรเห็นชัดเจน
- กรณีสุดท้ายถ้าตราประทับมีชื่อบริษัท หรือ ห้างหุ้นส่วนนั้นๆ ไม่ครบตามใบจองชื่อ ไม่จำเป็นต้องมีประโยคขึ้นต้นหรือต่อท้ายตาม 4 ข้อด้านบนที่กล่าวมา